Visualizzare documenti Word, Excel, PowerPoint, Visio, Access, Project e Outlook senza Microsoft Office
Qualche tempo fa, mi è stato richiesto di attrezzare un PC con i giusti strumenti per visualizzare documenti in formato Microsoft Office.
Il calcolatore in questione non era dotato della suite da ufficio, ed il proprietario mi ha spiegato di non essere minimamente interessato ad acquistare una (costosa) licenza per il prodotto: la macchina era adibita unicamente a gestire l'attività commerciale con un programma apposito, e stampare le e-mail ricevute dai fornitori.
Il problema si è presentato al momento di visualizzare i listini allegati a tali messaggi: la maggior parte erano infatti fogli di calcolo Excel, ed alcuni documenti Word.
La soluzione
Sebbene la suite OpenOffice.org (distribuita con licenza open source e quindi utilizzabile liberamente anche per scopi commerciali) sia in grado di gestire dignitosamente i documenti in formato Microsoft Office, nella specifica circostanza sono emersi alcuni problemi minori di compatibilità con taluni documenti, sufficienti a precludere tale soluzione.
Fortunatamente però, Microsoft mette a disposizione una serie di programmi, chiamati Viewer o Visualizzatori, perfettamente compatibili con la propria suite da ufficio.
Le ultime versioni di queste utility però, sono piuttosto difficili da individuare sul sito ufficiale: tra visualizzatori ormai obsoleti, update non semplici da rintracciare e tool aggiuntivi, c'è davvero di che perdere parecchio tempo!
Ho quindi scelto di raggruppare tutti i programmi in questo articolo, con la speranza che possa risultare un valido aiuto per chi dovesse trovarsi nella stessa situazione.
Propongo infine un file batch già pronto, grazie al quale installare in modo del tutto automatico i visualizzatori ed i relativi aggiornamenti.
Compatibilità
Stando a quanto riportato dalle pagine di supporto Microsoft, gli applicativi dovrebbero essere compatibili con tutte le versioni di Windows: dal glorioso Windows 95, fino ai sistemi operativi dei giorni nostri.
Dal canto mio, ho provato ogni software su Windows XP, Windows Vista e Windows 7 senza riscontrare alcun problema.
Visualizzatore per Microsoft Word
Grazie a Microsoft Word Viewer "è possibile visualizzare, stampare e copiare documenti di Word anche se quest'ultimo non è installato".
Il visualizzatore offre inoltre alcune caratteristiche proprie del programma completo: possibilità di passare da una modalità di visualizzazione all'altra (normale, layout di stampa, layout web e via dicendo), funzionalità per la ricerca di testo e vista "schermo intero".
Tutte le caratteristiche sono raggiungibili unicamente dalla barra dei menu: il programma non offre infatti alcuna barra degli strumenti.
Il programma non è in grado di aprire, così com'è, i documenti docx (Word 2007 e successivi): per aggiungere questa funzionalità è necessario installare un componente aggiuntivo (segnalato ai paragrafi successivi).
>> Word Viewer
Aggiornare Word Viewer
Una volta installato il programma, è consigliabile aggiornarlo con l'apposito Service Pack.
Purtroppo, questo update non è disponibile per il download individuale: per ottenerlo è quindi indispensabile rivolgersi a Windows Update.
Aprire i file docx (Office 2007 e Office 2010)
Se avete la necessità di aprire anche i file con estensione docx (ovvero quelli creati con le versioni più recenti di Word), è necessario installare ancora due componenti addizionali:
- Microsoft Office Compatibility Pack per formati di file Word, Excel e PowerPoint 2007
- Microsoft Office Compatibility Pack Service Pack 2 (SP2)
Visualizzatore per Microsoft Excel
Con Microsoft Excel Viewer è "possibile aprire, visualizzare e stampare le cartelle di lavoro di Excel anche se Excel non è installato".
Il programma offre funzionalità di ricerca e alcuni controlli per limitare l'area di dati da stampare.
Contrariamente al visualizzatore per Word, Excel Viewer si propone con un aspetto più curato: tutte le funzionalità sono qui raggiungibili mediante la barra multifunzione e il pulsante Office.
Il programma consente di aprire anche fogli di calcolo in formato xlsx creati con Excel 2007 ed Excel 2010.
>> Excel Viewer
Aggiornare Excel Viewer
Una volta installato Excel Viewer, è necessario aggiornare il software con l'apposito Service Pack.
>> Excel Viewer 2007 Service Pack 2 (SP2)
Visualizzatore per Microsoft Office PowerPoint
Il Visualizzatore di Microsoft Office PowerPoint consente di visualizzare presentazioni create in PowerPoint 97 e versioni successive.
La capacità di riprodurre alla perfezione animazioni ed effetti grafici anche complessi, lo rende uno strumento di lavoro indispensabile, da conservare sempre a portata di mano in caso si fosse soliti tenere presentazioni su PC differenti.
Allo stesso tempo, è anche il più minimale dei visualizzatori proposti: consente solamente di visualizzare a schermo intero le presentazioni, saltare rapidamente a diapositive specifiche tramite un semplice elenco testuale delle slide presenti e stampare direttamente (senza alcun controllo circa i colori da utilizzare o il numero di diapositive per pagina).
Non permette nemmeno di accedere alle note, visualizzare una sorta di "anteprima" delle diapositive presenti o quant'altro.
Lo scorrimento della presentazione si comanda con i pulsanti classici di PowerPoint (frecce direzionali, click del mouse eccetera).
Cliccando con il pulsante destro è possibile accedere ad un semplice menu contestuale che presenta le funzionalità disponibili.
La versione rilasciata a maggio 2010 è compatibile con le presentazioni create con PowerPoint 2010.
Visualizzatore per Microsoft Visio
Il Visualizzatore di Visio consente a di aprire disegni e diagrammi creati con Visio 5.0, 2000, 2002, 2003 o 2007 e 2010.
Contrariamente ai programmi visti fino ad ora, non si tratta di una applicazione a sé stante, ma piuttosto di un plug-in per Internet Explorer: una volta installato il componente quindi, ogni tentativo di aprire un disegno realizzato con Visio non farà altro che lanciare il navigatore di casa Microsoft, ora in grado di gestire opportunamente il formato.
Le possibilità di interazione, piuttosto limitate, sono fornite dalla piccola barra degli strumenti visualizzata alla sommità della pagina: sono presenti icone adibite a regolare lo zoom, impostare il layout e visualizzare informazioni inerenti le revisioni ed i layer.
È anche possibile stampare i disegni, accedendo al menu di Internet Explorer stesso.
La versione rilasciata a maggio 2010 è compatibile con le presentazioni create con Visio 2010.
Nonostante abbia battuto in lungo e in largo il sito di Microsoft, non sono riuscito ad individuare un fantomatico "Visualizzatore di Microsoft Access" utilizzabile per accedere ad un database in tale formato anche su calcolatori sprovvisti del programma.
Ho esteso quindi le ricerche a tutta la Rete, trovando però solo numerose richieste di utenti nelle medesime condizioni.
L'opinione più diffusa è quella che non esista un prodotto del genere: l'applicativo ufficiale che più vi si avvicina è "Snapshot Viewer per Access 97/2000/2002", ma non si tratta comunque di uno strumento che consenta di visualizzare un database Access anche senza disporre del programma.
L'alternativa suggerita da Microsoft è costituita da "Access Developer Extensions", un componente da installarsi su un PC dotato di Microsoft Access che consente di impacchettare un database in un eseguibile in grado di funzionare in modo autonomo.
Ma non tutte le possibilità sono esaurite.
MDB Viewer Plus
MDB Viewer Plus, a parte poter vincere il premio per l'icona più brutta mai realizzata, è un freeware estremamente funzionale che sopperisce egregiamente alla mancanza di un visualizzatore per Access ufficiale.
Lo strumento non necessita di installazione, e può aprire senza problemi sia database nel classico formato MDB, sia quelli ACCDB realizzati da Access 2007 e successivi.
Gli unici requisiti sono la presenza di Microsoft Data Access Components (MDAC) per la gestione dei database MDB, e di Driver di Office System 2007: Data Connectivity Components in caso si volessero aprire anche gli ACCDB.
Il primo componente è già presente di default su Windows XP e successivi, mentre il secondo deve essere installato separatamente su tutte le piattaforme, Windows 7 compreso.
Una volta soddisfatti i requisiti, ci troviamo davanti ad un programmino ben più versatile di un mero visualizzatore: è possibile modificare i dati, creare nuovi record ed anche rinominare le tabelle o eliminarne alcune (ma non modificare la struttura di quelle presenti).
L'interfaccia consente di filtrare i risultati, o, ancora, eseguire direttamente query SQL e importare ed esportare dati in una pletora di formati differenti: TXT, HTML, XML, DBF, XLS, WKS, RTF e anche PDF.
L'interfaccia grafica espone i comandi per creare nuovi database e tabelle ma, alla versione 1.62 da me provata, tali caratteristiche sembrano non funzionare ancora correttamente.
A meno di queste mancanze, assolutamente di secondo piano per un programma gratuito che si posiziona come mero "visualizzatore", MDB Viewer Plus si conferma essere uno strumento eccellente, che farà sicuramente la felicità di chi dovesse gestire saltuariamente basi di dati in formato Access pur senza disporre del programma completo.
Il gigante del software non offre un visualizzatore "ufficiale" per i file creati con Microsoft Project. Sono però presenti in rete alcune soluzioni alternative, sebbene tutte quante risultino nettamente sub-ideali: si tratta infatti di programmi a scadenza, oppure incapaci di gestire i formati più recenti.
In attesa di individuare qualcosa di realmente soddisfacente, ecco come è possibile ovviare.
Microsoft Project Professional 2010 trial
La soluzione migliore che sono riuscito ad individuare per aprire i documenti in formato Microsoft Project prevede l'uso della versione "di prova" del software stesso.
Questa edizione, completamente in italiano, sarà utilizzabile per 60 giorni dalla data di installazione e può essere scaricata solo dopo aver portato a termine una procedura di registrazione alquanto macchinosa.
Non si può inoltre tacere il peso: ben 255 MB, certamente parecchi per uno strumento da utilizzarsi come mero visualizzatore...
>> Microsoft Project Professional 2010 Trial
LiveProject Free Project Viewer
Programma gratuito e senza alcuna limitazione temporale, può essere usato solamente in ambito personale o presso organizzazioni no-profit.
Il limite più significativo consiste nel fatto che lo strumento visualizza al massimo 100 attività: non è quindi in grado di aprire i file di progetto più corposi.
Il sito richiede una semplice registrazione prima di concedere il download.
>> LiveProject Free Project Viewer
MOOS Project Viewer
(segnalato da Guest564)
Interessante visualizzatore per file Project. Funziona solamente per 30 giorni, terminati i quali è necessario acquistare una licenza per continuare ad usarlo.
L'applicazione è in italiano ed è compatibile con Windows, Mac e Linux. Richiede l'installazione preventiva dell'ambiente runtime Java.
OpenProj
(segnalato da Guest564)
OpenProj è un clone open source di Microsoft Project, il cui sviluppo è però stato interrotto da tempo.
Può essere utilizzato senza limiti temporali anche per visualizzare documenti creati con il pianificatore Office, a patto però che si tratti di file in formato "Project 2003" o precedenti e che non siano inclusi effetti troppo complessi. In caso contrario, restituirà semplicemente un errore Failed to read file all'apertura.
L'applicazione è in italiano ed è compatibile con Windows, Mac e Linux. Richiede l'installazione preventiva dell'ambiente runtime Java.
>> OpenProj
Microsoft non offre un visualizzatore "ufficiale" in grado di aprire i file generati da Outlook. Mi sono però stati segnalati (grazie, crazy.cat!) due programmi gratuiti sviluppato da terzi davvero eccellenti
Kernel PST Viewer
Kernel PST Viewer è un ottimo software che consente di aprire (e modificare!) senza alcuna limitazione gli archivi PST di Outlook
Da quanto ho potuto constatare, opera alla perfezione su contatti, calendari ed attività, ma lo sviluppatore assicura che gestisce senza alcun problema anche le e-mail.
L'interfaccia è in inglese, ma il funzionamento è lineare: una volta completa l'installazione, basta selezionare il collegamento dal menu avvio e scegliere il file PST contenente le informazioni di nostro interesse.
La mia prova è stata condotta su un sistema Windows 7 con un archivio dati generato da Outlook 2010 da una quindicina di megabyte. La compatibilità è comunque assicurata anche con le edizioni precedenti di Windows e Outlook, anche in caso si cercasse di aprire file di dimensioni nettamente più sostenute
Fra le funzioni aggiuntive degne di nota, spiccano la capacità di aprire anche file "lievemente" corrotti o che fossero protetti da password, anche in caso la stringa utilizzata fosse sconosciuta.
Kernel OST Viewer
Gli stessi autori offrono, sempre gratuitamente, anche Kernel OST Viewer. Il programma è del tutto analogo a Kernel PST Viewer, con la sola differenza che è esplicitamente studiato per gestire i file OST, ovvero quelli che Outlook impiega quando è configurato per lavorare con un server Microsoft Exchange.
Lo script automatico
Se vi trovate ad installare spesso i componenti in questione su PC differenti, eseguire le singole procedure guidate finirebbe per passare da una semplice scocciatura ad un'enorme perdita di tempo.
Ho quindi confezionato un semplice file batch che, una volta lanciato da una cartella nella quale sono stati preventivamente copiati i file ed i relativi aggiornamenti presentati alla pagina precedente, provvede ad installare uno dopo l'altro, in maniera totalmente "silenziosa", tutti i programmi.
Il download è disponibile dalla scheda correlata al presente articolo: da notare che i vari file elencati devono essere scaricati manualmente nella cartella dalla quale viene lanciato lo script.
Nota: lo strumento non installa alcun visualizzatore per Microsoft Project. Tale caratteristica sarà aggiunta non appena riusciremo ad individuare un programma realmente gratuito e senza scadenza atto allo scopo.
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